[스크랩] 시간활용과 효과적인 일처리

주중에 열심히 일하다가 모처럼 주말을 맞아 시간이 생기면 무엇을 할 것인지 고민하게 된다. 오랜만에 등산을 할까, 가족들과 놀러 갈까, 보고 싶었던 책을 읽을까, 잠이나 푹 자고 TV나 보면서 쉴까? 아니면 밀렸던 자료들을 정리하는 데 시간을 보낼까?

고민하다 어영부영 시간을 보내고 나면 결국 한 가지도 제대로 하지 못해 후회를 하고 만다. 일을 할 때도 마찬가지다. 갑작스럽게 밀려오는 일들이 여러 개 생기다 보면, 한 가지에 집중하지 못하고 고민하 다 시간을 놓쳐 버리는 경우를 자주 접하게 된다.

이런 고민의 결정적인 원인은 우리가 활용할 수 있는 시간이 한정돼 있기 때문이다. 하루는 누구에게나 24시간, 1천440분으로 똑같다. 이렇게 물리적으로 제한된 자원이기 때문에 어떻게 활용할지 고민할 수 밖에 없는 것이다. 또 자신이 가진 자원을 활용하는 요령 역시 다르기 때문에 유사한 능력을 가진 두 사람에게 똑 같은 일을 주어도 일을 처리하는 데는 차이가 나게 마련이다. 어떤 사람은 여유있게 처리하는 반면, 어떤 사람은 정신없이 바쁘기만 하다.

그러나 그렇더라도 그 효율성과 성과에 대해서는 중요하게 생각해 볼 필요가 있다. 아무리 많은 자원과 능력을 갖고 있더라도 자신의 내부에서 제대로 정리되지 못하고 엉켜 있다면 필요할 때 제대로 활용할 수 없고, 결국 경쟁력을 잃을 수밖에 없기 때문이다. 그렇다면 주어진 시간을 효과적으로 활용하면서 일을 요령 있게 하는 방법은 무엇일까?

현상 파악과 우선순위 정하기
우선은 현상을 명확하게 파악한다. 어느 컨설팅 회사나 기법을 막론하고 현황을 정확하게 진단하는 데 서부터 일이 시작된다. 의사가 자기 환자를 치료하려면 정확한 진단이 앞서야 하는 것처럼 자기를 둘러 싸고 있는 현상을 파악하는 것은 문제해결의 초석이다. v 현상을 파악한다는 것은 처리해야 하는 일의 현황을 파악하는 것과 동시에, 자신의 스타일을 인지하고 있는 것을 말한다. 많은 사람들이 자신이 활용할 수 있는 무기는 무엇인지, 어떠한 장애요인을 갖고 있는지, 현재의 환경이 어떤 상태인지를 무시한 채 단기간에 주어진 일부터 처리하려는 경향을 갖고 있다. 효과적인 일처리를 위해서는 이러한 현상 진단에 대한 사전준비가 필요하다.

그리고나서 자신이 담당해야 할 일을 전부 적어 본다. 이 때 지금 하고 있지는 않더라도 해야 할 일은 모두 적어볼 필요가 있다. 그리고 그 일이 조직 내에서 나의 상사, 부하, 타부서 동료들과 어떻게 연관 돼 있으며, 자신의 책임영역이 어느 정도인지 파악한다.

이렇게 나열된 일의 내용들을 중요도 순이나 빈도 수, 혹은 흐름에 따른 순서대로 기준을 세워 몇 가지 카테고리로 모은다. 이 때 자신이 직접 하지 않아도 되는 일은 가급적 다른 사람을 통해 실천하는 방안을 강구한다.

특히 임원의 경우라면, 많은 일을 끌어안고 있을 게 아니라 위임하거나 위탁하는 등 다른 사람의 힘을 최대한 활용해 처리하는 것도 능력이다. 그래야 많은 일을 처리할 수 있으면서도 질적으로 자기가 가진 것보다 더 나은 작품을 만들어낼 수 있다. 필요하다면 외부전문가를 활용하는 것도 필요하다.

그 다음 단계는 정리된 여러 일 중에서 우선순위를 정하는 것이다. 모든 일에는 순서가 있다. 일이 동시에 일어날 때 먼저 처리할 일을 선택하는 것은 피할 수 없는 선택이다. 일의 순서를 정하지 못하고 동시에 이것저것을 하다 보면 정신이 없을 뿐 아니라 효율적으로 처리할 수 없다. 이 때 필요한 것은 급하고 중요한 일을 선택해내는 자기만의 기준이다. 나아가 선택된 일은 체계화하고 조직화하여 프로세스에 맞춰 처리한다. 일의 순서가 뒤죽박죽되면 일이 꼬이게 마련이다.

일을 처리할 때는 효과적인 프로세스를 가질 필요가 있다. 크게 복잡하지 않으면서 중복되지 않는 자신만의 과정을 만들어보자. 물론 처음부터 쉽지는 않을 것이다. 하지만 시행착오를 통해 자신만의 일처리 노하우를 만들어 둔다면 귀중한 지적자산이 될 수 있다. 계획서를 만들거나 보고서를 작성할 때도 평소에 메모를 잘 해뒀다가 이를 요점별로 나눠 자신의 의견과 함께 작성, 체계에 맞게 기록할 수 있다면 상대방의 이해를 쉽게 구할 수 있어 효과적이다.

생각의 단순화와 확신 갖기
그렇다면 집중을 잘 하기 위해서는 어떤 노하우가 필요할까? 첫째, 단순해질 필요가 있다. 이의 훈련을 위해 명상을 하거나 먼 곳을 쳐다보고 기쁜 마음을 먹는 등의 훈련을 해보는 것도 좋다. 아이들이 노는 모습이나 아름다운 자연을 한동안 쳐다보고 있으면 마음속의 잡념이 사라지고 평안한 마음이 들어올 수 있게 된다. 도시의 문화 속에서 찌들은 영혼을 씻어내는 작업인 셈이다. 자기만의 사색으로 생각이 정리되면 일을 단순화하고 집중하는 자신을 발견할 수 있을 것이다.

둘째, 선택의 순간에 방황하지 않고 선택 후 일에 몰입하기 위해 책상 위를< 깨끗하게 정리하는 것이다. 일을 처리하는 과정은 개인마다 차이점을 가질 수밖에 없다. 하지만 통계적으로 볼 때 자기 주변을 잘 정리하는 사람이 성과도 좋은 경우가 많다. 현재 진행중인 일과 관련된 서류만 책상 위에 내놓고 일을 하면 집중력이 훨씬 높아진다.

셋째, 선택하고 결정한 일이 즐길 수 있거나 가치 있는 일이라는 확신을 갖는다. 사람들은 자기가 좋아 하는 일을 할 때 푹 빠져든다. 어린이들이 게임을 할 때는 누가 불러도 들리지 않을 정도로 푹 빠진다. 처음에 당구를 배우면 방에 누워도 당구공이 천정에서 보일 정도로 자나 깨나 당구 생각만 하며, 골프 를 배울 때는 온통 골프 생각으로 거의 미칠 정도가 된다. v 일을 할 때도 집중하기 위해서는 자신이 그 일을 좋아하는 마음이 생겨야 한다. 하지만 일의 특성상 즐길 수만은 없다. 그래서 중요한 것이 현재 자신이 하는 일이 중요하다는 가치를 가질 수 있는가, 혹은 자신의 목표에 부합하는 일인가 하는 확신을 갖는 것이다. 따라서 매순간 선택할 때마다 이 선택이 나를 위한 최선의 선택인지 생각해 보도록 하자.

이렇게 선택하고 집중을 할 때 잊지 말아야 할 핵심 포인트는 자신이 잘 하는 일이 무엇인지 잊지 말아야 한다는 것이다. 많은 사람들이 자신이 잘 못하는 일을 보통 수준으로 끌어올리느라 무리하게 시간을 사 용하고 있다.

하지만 이는 그리 효과적이지 못하다. 못하는 쪽을 끌어올리기보다는 잘 하는 쪽을 선택해서 집중하는 것 이 훨씬 효과적이라는 사실을 기억하자. 자신이 잘 할 수 있고, 잘 하고 싶은 일을 잘 선택할 줄 아는 지혜를 발휘할 때다.

월간 마이다스

출처 : 코칭 이야기

글쓴이 : HRKorea 원글보기

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